Assistante de Direction- Trilingue Uk - All H/F - EXOS

Entreprise : Multinationale premium dans le secteur automobile. Lieu : Istres (13). Date de prise de poste : 1er juillet 2026. Type de contrat : CDI. Statut : Agent de Maîtrise - 38h hebdomadaires. Rémunération : Entre 36 et 42 K€ selon profil. Avantages : Participation, intéressement, Qualité de Vie au Travail (QVT), Comité Social et Économique (CSE).
Missions principales :
1. Assistanat de direction et support opérationnel (50 % du poste) :
- Assister le Responsable de site et les équipes projets.
- Planifier et organiser les réunions, gérer les agendas et rédiger les comptes rendus.
- Élaborer des supports de présentation et des notes de cadrage.
- Participer aux appels d'offres et assurer le suivi administratif.
- Gérer et digitaliser la documentation et les outils du site.
- Assurer la gestion administrative (courriers, véhicules de service, fournitures).
- Gérer les interfaces avec les prestataires (restauration, formation, etc.).
- Suivre les obligations douanières (déclarations carburants via PRODOUANE).
- Assurer le suivi de trésorerie et la tenue de caisse.
- Effectuer les reportings administratifs et comptables.
2. Administration du personnel (40 % du poste) :
- Faire l'interface entre les équipes Ressources Humaines (RH) et les collaborateurs du site.
- Déployer les actions QVT et organiser les événements internes.
- Relayer et expliquer les règles RH (temps de travail, accords, procédures internes).
- Gérer le suivi des temps et des absences (pointage, saisie dans les outils RH type ADP - Attestation de Prolongation d'Instruction).
- Organiser les visites médicales et assurer le lien avec la Médecine du Travail.
- Gérer les déclarations d'accidents du travail et le registre associé.
- Organiser les formations obligatoires (Sauveteur Secouriste du Travail - SST, sécurité incendie, etc.).
3. Relations avec les autorités et conformité (10 % du poste) :
- Gérer les relations avec les autorités (Inspection du travail, Direction de l'Environnement Local, Caisse de Retraite, etc.).
- Monter et suivre les dossiers administratifs d'audits et inspections.
- Piloter les échanges et garantir la conformité réglementaire du site.
Profil recherché :
- Formation : Bac +3 en administration, gestion ou ressources humaines.
- Expérience : Plus de 10 ans en gestion de site, office management ou assistanat de direction.
- Compétences :
- Autonomie, proactivité et adaptabilité.
- Rigueur, organisation et respect de la confidentialité.
- Excellent relationnel et sens du service.
- Capacité à fédérer et animer la vie du site.
- Maîtrise de l'anglais (niveau C1 minimum) et de l'allemand (niveau B2 minimum).
Processus de recrutement :
1. Présélection + tests de langues.
2. Entretien avec le N+1 et le service RH.
3. Test de personnalité et débrief avec un cabinet spécialisé.
Pourquoi postuler ?
Rejoignez un groupe international et boostez votre carrière sur un poste respectant votre équilibre vie professionnelle/vie privée.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Allemand exigé,Anglais exigé

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Gestion du personnel