Assistante de Direction - Commune d'Istres H/F - Communes

Sous l'autorité de la Directrice de Cabinet et sous la responsabilité du Directeur Général des Services

Organisation des rencontres en presence.de.Monsieur.le.Maire et/ou des elus, des.
rencontres.de coordination entre.les directions"
Elaboration et suivi des dossiers administratifs, techniques, dossiers agents,
Organisation de.l'agenda numerique
Accueil physique et/ou telephonique des usagers, agents, partenaires.
Transmission et veille au respect des consignes aux differentes directions.
Veiller a la transmission des dossiers par les directions.lors des permanences.de
Monsieur.le.Maire,
Possibilite d'assister a certaines reunions, comptes-rendus,
Redaction et gestion diverses,
Suivi, orientation, classement du courrier
Gestion des parapheurs.des differentes directions.
Centralisation des demandes faites par et.aux.Directions.
Contacts avec.les autres.Collectivites et instances .exterieures."
Suivi.des courriers et demandes avec les outils numeriques dedies.

Savoir (connaissances théoriques,et titres requis)
Contexte et enjeux de la Collectivité,Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels spécifiques ( Maarch, Webdelib, Bluemind ou Thunderbird,,)Maîtrise de la syntaxe, orthographe et grammaire,Application des principes et règles de la communication orale, téléphonique et écrite.
Connaissance précise de la Collectivité Territoriale et son organigramme
Savoir rédiger notes et rapports, RH, analyser les demandes,
Déterminer les ordres de priorité et rendre compte Respecter les délais et procédures,
Gérer les agendas, les rendez-vous,
Méthode et rigueur.
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe)
Patience et diplomatie, sens de l'écoute et de l'organisation, pédagogie, autonomie, discrétion, esprit d'équipe, disponibilité et ponctualité,
Respect du service public et des responsabilités confiées, prises d'initiatives.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier