Assistante de Direction- Trilingue Uk - All H/F - EXOS

Depuis 2003, nous accompagnons de manière professionnelle et conviviale les candidats et les entreprises sur des missions de recrutement en CDI, en CDD ou en intérim.

Nous vous accompagnons tout au long du process pour vous donner toutes vos chances auprès de notre client !

Exos recrutement accompagne depuis plus de 20 ans ses clients et candidats de manière professionnelle et conviviale sur des postes en intérim, CDD et CDI.

Nous avons à coeur de vous accompagner vers le poste idéal.

Nous vous présentons une nouvelle opportunité professionnelle à pourvoir en CDI dans une multinationale premium agissant dans l'automobile.

Vous aurez un rôle primordiale sur le site consistant à la fois à gérer l'assistanat de la direction (à qui vous reportez directement), et à coordonner la bonne tenue du site (Administratif, RH, IT, Contrôle, QVT).

Vos missions :

Assistanat de direction & support opérationnel (50% du poste):

- Assister le Responsable de site et les équipes projets
- Planifier et organiser les réunions, gérer les agendas et rédiger les comptes rendus
- Élaborer des supports de présentation et notes de cadrage
- Participer aux appels d'offres et au suivi administratif
- Gérer et digitaliser la documentation et les outils du site
- Assurer la gestion administrative (courriers, véhicules de service, fournitures)
- Gérer les interfaces avec les prestataires (restauration, formation, etc.)
- Suivre les obligations douanières (déclarations carburants via PRODOUANE)
- Assurer le suivi de trésorerie et la tenue de caisse
- Effectuer les reportings administratifs et comptables nécessaires

Administration du personnel (40% du poste):

- Assurer l'interface entre les équipes RH et les collaborateurs du site
- Déployer les actions Qualité de Vie au Travail et des événements internes
- Relayer et expliquer les règles RH (temps de travail, accords, procédures internes)
- Gérer le suivi des temps et des absences (pointage, saisie dans les outils RH type ADP)
- Organiser les visites médicales et assurer le lien avec la Médecine du Travail
- Gérer les déclarations d'accidents du travail et le registre associé
- Organiser les formations obligatoires (SST, sécurité incendie...) et autres formations

Relations avec les autorités & conformité (10% du poste):

- Assurer la gestion des relations avec les autorités (Inspection du travail, Direction de l'Environnement Local, Caisse de Retraite, ...)
- Monter et suivre les dossiers administratifs d'audits et inspections
- Piloter les échanges et garantir la conformité réglementaire du site

Issu.e d'une formation de type Bac +3 en administration, gestion ou ressources humaines.

Vous avez plus de 10 ans d'expérience en Gestion de site, Office Management ou Assistanat de Direction.

Vous êtes autonome, proactive et adaptable

Vous faites preuve de rigueur, d'organisation, respect de la confidentialité

Vous avez un excellent relationnel et sens du service

Vous avez une capacité à fédérer et à animer la vie du site

Vous appréciez le travail en équipe.

La maitrise de l'anglais est requis (niveau C1 minimum) et vous avez un niveau d'allemand (B2 minimum)

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Gestion du personnel