Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative de Collectiv H/F - France Travail

Candidatures avec CV et lettre de motivation obligatoire.Au sein du Département Technique et sous l'autorité de la Direction de l'Urbanisme et de l'Aménagement, vous assurez le bon fonctionnement administratif et organisationnel de la direction de l'urbanisme et de l'aménagement, en appui direct au directeur et aux collaborateurs (instruction des autorisations d'urbanisme, foncier, aménagement, manager de commerce).Missions principales :Gestion administrative et secrétariat Assurer l'accueil physique et téléphonique du public (premier niveau d'information, définir la zone du PLU et transmettre le règlement de zone correspondant) Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement, diffusion, suivi) Traiter les mails de la boîte générique ou prendre en charge la boite mail générique du service et transmission aux collaborateurs concernés Assurer la rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs en matière d'urbanisme et d'aménagement (courriers, notes, compte-rendu, arrêtés, certificats) Réaliser le classement et l'archivage des dossiers (papier et numérique) Organiser le suivi des parapheurs et des circuits de signature Assurer le relai avec le service concerné pour la gestion du stock et les commandes fourniture de la direction Assurer la gestion de l'agenda du directeur : prise de rdv, organisation de réunions Assurer le suivi des échéances et les relances éventuellesAppui administratif ADS et foncier Réaliser l'enregistrement et le montage des dossiers ADS Assurer l'édition de certificats, attestations, récépissés, et la transmission à la DGFIP pour taxes Assurer l'enregistrement des DIA Gérer l'affichage (arrêtés ADS, enquêtes publiques, SAFER, etc.) Assurer la mise en forme et la transmission des actes administratifs Assurer la gestion de l'agenda du CAUE Réaliser le classement et l'archivageRelations avec les partenaires et services Assurer l'interface avec les autres services de la collectivité (technique, juridique, foncier) Assurer la coordination avec les partenaires extérieurs (bureaux d'études, architectes, services de l'État) Organiser et gérer le suivi des demandes d'informations des administrésCompétences requises pour assurer le poste : Savoirs Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales Connaître les procédures administratives et le suivi budgétaireSavoir-faire Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) Disposer de capacités rédactionnelles Etre organisé et savoir gérer les priorités Etre en capacité de suivre des dossiers multiplesSavoir-être Faire preuve de rigueur et de discrétion professionnelle Avoir le sens du service public Disposer d'un bon relationnel (contact usagers parfois exigeants) Etre autonome et réactifProfil :Poste ouvert aux agents titulaires du cadre d'emploi des Adjoints administratifs. Poste également ouvert aux contractuels. Il sera proposé un contrat à durée déterminée de 6 mois minimum renouvelables.Disposer de quelques connaissances en urbanisme serait un plus.Prise de poste 01/10/2026.

Experience: 2 An(s)Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrierQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• ADS
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Excel
• Réalisation d'enquêtes marketing
• Gestion des stocks
• Word
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget
• Réactivité