Pref13 Sp Istres - Secrétaire Particulier du Sous-Préfet H/F - Préfecture des Bouches du Rhône

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales:
Gestion de l'agenda avec autonomie et discernement:
- saisie en autonomie des réunions du Sous-préfet et mise à jour dans logiciel OBM
- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- participation à la réunion de direction du Sous-préfet
- communication permanente au chauffeur des changements d'agenda
- confirmation de présences aux diverses réunions
- réservations pour les déjeuners
- réponses divers courriers
Etablissement du programme hebdomadaire des déplacements:
- préparation programme et gestion des modifications de dernière heure
- réservation des déplacements en train, avion et réservation nuitée d'hôtel puis établissement des fiches de remboursement des frais de déplacement dans Chorus DT
Gestion des appels:
- filtrage des communications
- redirection vers les interlocuteurs adéquats
- appels internes et externes sur demande autorité
Messagerie:
- gestion de la messagerie réservée aux usagers et redirection vers les services concernés
- veille de la messagerie du Sous-préfet et redirection vers chefs de bureaux, édition des documents pour mise à la lecture
- gestion messagerie du secrétariat, invitations réunions, déjeuners et réceptions: transmission pour décisions et réponses
Gestion des frais de représentation et budget résidence:
- gestion tableau de suivi des frais de représentation du Sous-préfet
- gestion tableau suivi frais de résidence
- saisie des dépenses dans logiciel cartes achats
Divers:
- mise à jour des contacts du Sous-préfet
- suivi des dossiers: ajout de dernière minute
- saisie des évaluations du Sous-préfet
- accueil des invités (installation et café)
- mise à jour base de données et expédition des cartes de voeux du Sous-préfet
- saisie et transmission demandes absences du Sous-préfet
- commandes traiteur pour réception à la résidence du sous-préfet
- information du personnel de résidence et soutien pour organisation
Activités du service:
Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture
Composition et effectifs du service:
La Cellule Ressources et Appui est composée de 7 agents de catégorie C
Liaisons hiérarchiques:
Le Sous-préfet - La Secrétaire Générale
Liaisons fonctionnelles:
Les Membres du Corps préfectoral - La totalité des services extérieurs de l'État - La totalité des bureaux de la Sous-préfecture, les services de la préfecture, collectivités locales, services de police et de gendarmerie.

Connaissances techniques:
- Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences en informatique-bureautique niveau maîtrise requis
Savoir-faire:
- Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
- Savoir s'organiser niveau expert requis
- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Savoir-être:
- Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines niveau expert requis
- Savoir s'exprimer oralement niveau expert requis
Durée attendue sur le poste: 3 ans

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier