Secrétariat de la Direction du Cabinet - Commune d'Istres H/F - 13

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, l'agent sera placé sous la responsabilité du directeur de cabinet

ASSURER L'ENSEMBLE DU SUIVI ADMINISTRATIF, LOGISTIQUE ET ORGANISATIONNEL LIÉ AUX FONCTIONS DE VICE-PRÉSIDENT DE LA MÉTROPOLE.
PRÉPARATION DES RÉUNIONS, GESTION DES DOSSIERS, DES DÉPLACEMENTS, TRAITEMENT DU COURRIER ET COORDINATION ENTRE LES INSTANCES MÉTROPOLITAINES.

Activités principales du poste :
- Préparer les dossiers des réunions du Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président de la Métropole ... collecte des documents, relecture, mise en forme, diffusion
- Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers en cours
- Planifier et organiser les réunions de coordination entre la mairie, les élus métropolitains et les différentes institutions
- Réceptionner et vérifier la diffusion des comptes rendus
- Gérer les agendas du Maire et des Vice-Présidents pour la planification des réunions et la
coordination avec les différents services, institutions ...
- Organiser la logistique des réunions et déplacements sur le territoire métropolitain
- Assurer la cohérence des planning avec les obligations institutionnelles (Conseils,
Commissions ... )
- Traitement des appels téléphoniques avec différentes institutions (Préfecture, Sous-Préfecture, Métropole, Gipreb, GPMM .... )
- Assurer la réception, le tri et l'enregistrement du courrier « arrivé » adressé au Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président
- Frapper, mettre en forme et suivre les courriers réponses