Assistant Administratif - Commune d'Istres H/F - 13

Sous la Direction Générale Adjointe Administration Générale, l'agent sera placé sous l'autorité du responsable de la Direction Accueil Usagers

- Connaître toutes les missions et obligations qui incombent à un officier d'état civil
- Contrôler et à veiller à la bonne tenue des registres d'état civil
- Réceptionner et traiter tous les actes de l'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès,
changement de noms, changement de prénoms)
- Être un interlocuteur privilégié avec les autres administrations (Tribunaux, Préfecture, ... )
- Rédiger divers courriers et mails
- Traiter les dossiers de jugement de divorce et de séparation de corps
- Participer aux auditions préalables à la cérémonie des mariages
- Procéder à la mise à jour des actes
- Délivrer des actes d'état civil aux administrés
- Mettre à jour les actes et registres par les mentions
- Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
- Gérer les demandes de débits de boissons
- Prendre les arrêtés relatifs aux besoins du services
- Procéder en fin d'année à la répartition et au numérotage des feuilles d'état civil des registres de
l'année à venir
- Délivrer différentes autorisations (fermeture de cercueil, crémation, ... )
- Accueillir et renseigner le public
- Traiter les dossiers de PACS et de mariage
- Traiter les dossiers de changement de nom
- Traiter les dossiers de changement de prénom et participer à la commission de changement de
prénom
- Incrémenter et faire vivre les tableaux de bord
- Traiter le courrier
- Traiter les demandes intranet
- Traiter les demandes COMEDEC
- Former et être tuteur des nouveaux agents pour l'acquisition des informations et compétences
nécessaires à la bonne exécution de leurs missions.
- Archivage
Activités accessoires du poste :
- Assister l'élu pour la célébration des mariages et des baptêmes en semaine et le samedi